Gemini for Google Workspaceをフル活用！スプレッドシート・スライド・ドキュメントで効率化する方法

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウド型の業務支援ツール群です。
GmailやGoogleカレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google Meetなど、ビジネスに必要なコミュニケーションやコラボレーション機能が一つのパッケージに統合されています。
大きな特徴として、複数人での同時編集やファイルのリアルタイム共有、クラウド上での自動保存など、リモートワークやチーム開発において高い生産性を発揮します。

プランによってストレージ容量や管理機能、セキュリティ対策に違いがあり、個人利用から中小企業、大規模法人まで幅広いニーズに対応しています。

Gemini（ジェミニ）はGoogleが開発した生成AIサービスです。
GeminiはGoogle Workspaceと統合されていることが大きな特徴です。
スプレッドシート、スライド、ドキュメントといった主要ツールを活用した業務の効率化をサポートする機能を備えています。
文章の作成、要約、翻訳、校正、データ分析、プレゼンテーション作成の支援など活用できる場面は多岐にわたります。

例えばドキュメントの内容を要約したり、スプレッドシートでデータを分析したり、スライドでプレゼンテーション資料を作成することができます。
GeminiはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用が可能です。Google Workspaceの各ツールにも標準搭載されています。
2025年1月のアップデートにより、従来は有料アドオンとして提供されていたWorkspace内でのGeminiのAI機能が、追加料金なしで利用可能になりました。これにより、Google Workspaceを使用しているユーザーは、スプレッドシートやドキュメント、スライドなどで生成AIを活用し、業務の生産性や品質の向上に大いに役立てることが可能です。

参考：https://workspace.google.co.jp/pricing
参考：https://support.google.com/a/answer/15400543
※本記事に記載のプラン内容・料金情報は、2025年4月時点の最新情報に基づいています。今後のアップデートにより変更される可能性がありますので、詳細は公式サイトをご確認ください。

Googleスプレッドシートは、単体で様々な業務効率化に役立つ万能ツールですが、Geminiを組み合わせることで、さまざまなタスクを自動化することができます。これまで手作業行っていた集計やレポート作成も大幅な効率化が期待できるでしょう。

データの整理と分析の自動化

データ管理や分析はスプレッドシートの代表的な活用の一つです。これもGeminiを活用することで、効率的化することができます。
例えば、スプレッドシートでまとめられているデータの整理や、データの分析結果をまとめるといった工程も、Geminiに指示を出すことで、自動化することができます。
対象のデータを管理するスプレッドシートで、「月ごとの売上推移をグラフ化して」　「この表の傾向を要約して」などとプロンプトで指示を出すことで、自動的にグラフの作成をすることができます。
生成AI自体は、アウトプットされた内容の正確性についてはご自身で確認が必要となりますが、実際のデータに基づく要約や分析は信頼性も高く、大いに活用できるでしょう。

タスク管理や収支管理での活用

他にもタスク管理や収支管理にもGeminiは活用できます。
複数の案件やメンバーのタスクを管理する場合には、「期日が近いタスクだけを抽出」 「進捗率ごとに分類」 「担当者ごとの負荷を可視化」などの集計もプロンプト一つで対応可能です。
各タスクの期日や重要度などの情報があれば、進捗状況の分析や抜け漏れのチェックなどをGeminiにサポートしてもらうことができます。
収支管理収入と支出をデータ形式でスプレッドシートに入力し、「収支バランスを確認したい」　「特定カテゴリの支出割合を分析して」といった形で指示を出せば、自動的にグラフやサマリを生成してくれます。
データが十分にあれば、例年の傾向から先の収支予測なども参考情報として出してもらうのも良いでしょう。

GeminiはGoogleスライドと連携し、プレゼン資料作成の効率化できます。提案資料の作成支援や、スライドデザインの自動化を活用すれば、より効果的なプレゼンが可能になります。

提案資料作成の効率化

Geminiに提案したい製品や企画の内容、提案先の情報を入力すると、Googleスライドで自動的に提案資料を作成できます。さらに、提案先のニーズや課題など顧客別の詳細な情報もプロンプトに入力すれば、顧客に合わせた提案内容にまとめることも可能です。
もちろん、最終的な見直しや調整は必要ですが、効率化に大きく寄与します。

スライドデザインの自動化

プレゼンの目的や提案先をGeminiに指示すると、それに適した構成とデザインを自動生成できます。スライドの統一感を保ちつつ、魅力的な資料を短時間で作成できるため、デザインの手間を大幅に削減することが可能です。

さらに、Googleドキュメントでは、文章の作成、契約書やレポートの作成の効率化も可能です。

文書作成の支援機能

Geminiは、ドライブ内のファイルも参照できるため、ドライブで管理している情報を基にした文書の自動作成も行うことができます。ドライブ内の情報をまとめた文書の作成などは、他の生成AIでは難しい、Geminiならではの便利な機能です。

契約書やレポートの作成を効率化

さらにGeminiのプロンプトで作成したい文書テンプレートを出力するように指示を出せば、Googleドキュメントでテンプレートが出力されます。
Geminiを活用して書類のフォーマットを準備したり、ドライブ内で管理した情報を基に情報を追加してもらうなど、さまざまな場面で作業の効率化が期待できるでしょう。

このように、Geminiは資料作成や分析、タスク、情報収集など、さまざまな業務で効率化や精度向上が期待できる便利なツールです。しかし、活用する際には、以下の点に注意しましょう。

Geminiが活用するデータの正確性

Geminiでは入力されているデータを基に分析や要約を行いますが、その資料のバージョンやデータの正確性は精査が出来ません。Geminiが利用するデータに誤りがあると分析結果に影響が出てしまいますので、正確なデータを読み取りやすいデータ形式で準備することが重要です。必ず、入力データの確認と出力結果の確認をしたうえで活用しましょう。

機密情報の取り扱い

機密情報はGeminiに共有しないように、注意しましょう。個人や企業の情報と紐づくような内容をGeminiに学習させることは避ける必要があります。そのデータを学習して思わぬところで活用される恐れがあるためです。
ビジネス等で利用する場合は、セキュリティ対策も考慮したプランを選択する必要がありますが、プランに関わらず機密情報は扱わないように注意が必要です。

Geminiを使いこなすためのプロンプト作成方法

Geminiで期待する回答やアウトプットを出力してもらうためには、「何をどう伝えるか」より具体的な内容にする必要があります。
例えば、次のようなポイントを意識すると、精度の高い回答が期待できます。

ステップ１

• ペルソナを設定する
  

Geminiのペルソナを設定することで、そのペルソナに沿った回答を出力をしてくれます。トンマナなど、期待するものに沿った回答にしたい場合は、プロンプトでペルソナも設定しましょう。
例：「あなたはITフリーランスのキャリアアドバイザーです。30代前半のWebエンジニアに向けてアドバイスをしてください。」
このように指定することで、状況に適した内容を引き出しやすくなります。

ステップ２

• 背景事情を説明する
  

指示内容に関して、目的や背景事情も詳しく説明することで、より期待するアウトプットに近づけることが出来ます。詳細な情報を簡潔に加えるようにしましょう。
例：「明日の社内会議で使う資料のドラフトを作成したい。対象は非エンジニアの営業チーム。

これにより、出力内容や専門性がより適切になります。

ステップ３

• 具体的に伝える
  

箇条書きや表形式などの出力形式の指定、提案してほしい数の指定などは、具体的に指示を出しましょう。また必ず入れてほしい内容など、構成を具体的に指定することもポイントです。
例：
「箇条書きで、Reactエンジニアに求められるスキルを５つリストアップしてください。」
「見出し→説明→注意点の順に構成された記事の冒頭部分を作成してください。」
具体的に形式を指定することで、後工程がスムーズになります。

ステップ４

• 回答に対して繰り返しフィードバックをする
  

最後に、回答に対してのフィードバックをすることも有効です。期待した回答が得られなかった場合には、フィードバックを繰り返すことにより、精度を上げることができます。
例：
「この文章のトーンを、もう少しカジュアルにしてください。」
「この構成のまま、文字数を800字に増やしてください。」

Google Workspaceで活用できるGeminiはWork space内で管理する情報を活用した分析、要約、資料作成が可能なとても便利なツールです。

生成AIがどの業界・企業でも注目され、活用されている今、生成AIを使いこなせる人材は需要が高まっています。まだ利用されていない方は、まずは活用してみることをおすすめします。
エンジニアとしてのスキルはもちろんですが、AIツールを使いこなせるかどうかも今後のITフリーランス市場では注目されるポイントとなるでしょう。ITフリーランスとして競争力をつけるためにも、日頃から生成AIを活用し、付加価値をつけていきましょう。

ギークスジョブでは、ITフリーランス専任のキャリアアドバイザーがマンツーマンでサポートいたします。今後のキャリアアップなどをお考えの方は、まずはギークスジョブにご相談ください。

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