案件受注に差がつく商談対策～オンライン編～

まずは、オンラインツールを使用する環境を整えましょう。
オンライン商談では、視覚と聴覚でのコミュニケションが重要な鍵を握っています。話の内容以前に、オンラインツールによる影響で商談に支障が出ないよう、念入りに準備を行いましょう。

カメラや音声マイクをテストする

商談で利用する会議用ツールなどのカメラや音声マイクが正常に動作するかどうか、事前にテストしておきましょう。インターネット回線が不調になる可能性もあるため、商談直前にも確認できればより安心です。

商談時の背景に気を配る

商談中、自分の背景に余計なものが映り込まないよう、画面から排除しておきましょう。バーチャル背景が用意されているツールであれば、派手すぎない背景画像を設定するのもおすすめです。クライアントの気が散らないように配慮しましょう。

生活音を排除する

商談中にノイズが入らないように、静かな場所を選んで臨むことが大切です。しかし、どうしても場所が限定されてしまう場合は、周囲の生活音を極力拾わないようにイヤホンマイクなどを用意しておくと便利です。

希望する条件の案件を受注するために、商談では「この案件に参画したい」という気持ちを、しっかりと言葉でアピールすることも必要です。
クライアントがこの人に業務を任せても大丈夫だ。という確信を得られるように、言語を介したバーバルコミュニケーションのポイントを押さえて商談に臨みましょう。

最初と最後を挨拶で締める

商談の場面では、最初と最後を挨拶でしっかり締めくくると印象が良くなります。
相手との対話によって状況が変化する話の本題は予測しづらいのですが、挨拶の場合は、ある程度自分で用意した言葉どおりに伝えることが可能です。全体的にきちんとした印象を与える挨拶で締めましょう。

新しいエピソードを伝える

商談中は、事前に提出した資料に記載していないエピソードを盛り込むことで、アピールの幅を広げることができます。
例えば、スキルシートやポートフォリオなどを事前に提出している場合、その経歴単位・スキル単位・プロジェクト単位で伝えられる、ちょっとしたエピソードを準備しておくと効果的です。
ただし、準備したエピソードを全て話すのが目的ではありません。クライアントが資料内で興味を示した箇所のエピソードを中心に、状況を見ながら伝えるかどうかを決めるようにしましょう。

可能であればその時のエピソードを「この内容は御社の◯◯業務に活かせるのではないかと思います」といった話につなげられると、参画への熱意が伝わりやすくなります。

不明な点は確認する

クライアントと対話する際には、あいまいな受け答えをしないように気をつけましょう。もし、よくわからない情報や単語などが出てきた場合には、聞き返すことが肝心です。業務内容や状況をきちんと把握したいという姿勢で、不明な点は遠慮せずに質問するように努めましょう。

相手の話を傾聴する

商談で重要なポイントの1つは、相手が聞きたいことについてしっかり返答することです。アピールしたい気持ちが強すぎて、知らないうちに自分の言いたいことに話をすり替えてしまうことがないように、十分注意しましょう。クライアントの言葉に耳を傾け、話が噛み合わないという状況を作らないようにします。

はじめて顔合わせをする商談の場面では、その人の雰囲気や態度といった、言語を伴わないノンバーバルコミュニケーションが強い印象を与えます。商談の際、気をつけておきたいポイントは以下の通りです。

身だしなみを整える

対面の商談と同様に、オンラインの商談においてもカジュアルすぎない服装で臨みましょう。
服装はカメラに映らない部分も含めて整えるのが基本です。ハプニングでうっかり映ってしまうリスクを避けるだけでなく、気持ちをビジネスモードに切り替える上でも重要です。

業種にもよりますが、アクセサリー類は腕時計など、ビジネス上の身だしなみとして認知されているものを除き、男女ともピアスやネックレスなどの装飾は避けたほうが無難です。華美なものではなくても、クライアントによっては良い印象を持たない可能性があります。

髪型については、自分自身で少し奇抜な印象を与えるかもしれないと不安に感じるようであれば、心理的安全性を保つためにも、無難にイメージチェンジしておくほうがいいでしょう。

アイコンタクトを取り入れる

オンライン商談中は、カメラに向かって何度も目線を合わせるようにしましょう。カメラに目線を送っている間は相手の表情が見えないため、実際に目線が合うことはないのですが、相手から見てアイコンタクトが成立していると感じてもらうことが大切です。できるだけ頻繁に目線を合わせるように努めましょう。

リアクションを大きくする

オンラインでの商談は、相手と同じ空間を共有していないため、双方のリアクションが伝わりづらい状況です。いつもよりオーバーリアクションで、相手に意思表示しましょう。
カメラ越しでは上半身が映し出されるため、相手の目線は特にあなたの表情に焦点が置かれます。
自分が話していない時でも無表情にならないよう、クライアントの話に大きくうなずいたり、笑顔を見せるなど、口角が下がったまま不機嫌な印象を与えないように気をつけましょう。

声のボリュームを調整する

小さな声は聞き取りづらく、相手に負担をかけてしまいます。はっきりと大きな声で話すように努めましょう。特にインターネット回線の速度が遅いと感じる時は、通常よりゆっくりとしたテンポで話すと、格段に聞き取りやすくなります。何度もクライアントが話を聞き返してくる場合は、その点に留意して対処すると解消できます。

商談をより有意義に進めるために、チャンスを逃さないための3つの秘訣を紹介します。
誰でも簡単に実行できる方法ですが、クライアントに積極的な態度を示すことができるため、実践したことがない場合にはぜひ試してほしい内容です。

1． 質問リストを用意しておく

クライアントに対して、質問したい内容を事前にリスト化して手元に用意しておくことが有効です。
自分から商談中に質問するだけでなく、クライアント側から質問の有無をたずねられた時に、いくつか伝えられるように準備しましょう。

質問の内容は、業務内容に関すること以外にも、チームメンバーの構成や、一緒に働く予定の仲間についての質問や、今後リモートワークをし易い環境をより整えていく可能性があるのかなど、クライアント先での働き方に関する質問、業務で利用するツールに関する質問など、幅広い内容を網羅しておくといいでしょう。

2．共通の話題を書き留めておく

相手と打ち解けやすい話題を、あらかじめ考えておくようにします。業務に関連する最近学んだスキルの話や、今後チャレンジしたい興味のある技術など、クライアントも興味を示しそうな話題についてキーワードを書き出しておくと、商談中に話すきっかけを掴みやすくなります。自然な流れで興味深い話を相手に提供することができれば、より深い印象を与えることができます。

3． 相手の話をメモに取る

クライアントの話で重要だと感じた情報は、積極的にメモを取るように心がけましょう。
可能であれば、手書きのメモを準備しておくことをおすすめします。相手によっては、商談中にPCやスマートフォンを操作されることに抵抗感を覚える人がいます。先方がチャットなどを用いて情報を共有してくれる場合には問題ありませんが、基本的に手書きを優先して考え、デジタル機器を利用する場合には、一言話を聞きながらPCでメモを取らせていただきますといったこちらの状況を伝えてから利用するように心がけましょう。

手書きの場合も、メモを取ることに集中しすぎて、ずっと下を向いてしまわないように注意しましょう。メモを取りながらも、適宜目線を相手に向けるようにします。

近年は、時間の都合がつきやすいオンラインでの商談が当たり前になってきました。
そのため、クライアントは多くの参画希望者と商談することが可能になっています。ITフリーランスにとって、より多くのアポイントを獲得すること自体も受注率アップに欠かせない条件です。

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