「GAS」を活用して業務改善。ITエンジニアの活用例やキャリアへの活かし方

GAS（ガス）とはGoogle Apps Scriptの略称で、その名の通りGoogleが提供するプログラミング言語です。GmailやGoogleカレンダー、スプレッドシートなど、Googleのさまざまなアプリを自動化させたり、アプリ間を連携させたりして、業務を効率化する目的で使用されることが一般的です。

プログラミング言語としてはJavaScriptをそのまま踏襲しているため、WEBエンジニアにとっては学習コストも低く、馴染みやすい言語でしょう。

GASはブラウザ環境とGoogleアカウントがあれば、誰でも無料で利用できます。特別な開発環境の用意をすることなく、ブラウザ上ですぐに実装作業ができることから、エンジニア職以外でも活用しやすいことが特徴です。開発環境はブラウザ上ですが、実行環境はGoogleサーバー上になるため、ブラウザが起動していなくても問題なくプログラミングは実行されます。

ではGASによって、具体的にどのような業務効率化ができるのか、事例を紹介していきます。

◆ Googleアプリ間の連携

スプレッドシート上のデータを参照して、メールを一斉送信
たとえばアンケートを行ったとき、回答者それぞれに同様のメールを送信する作業を自動化することができます。回答者の名前やアドレス、メール文面をスプレッドシートにデータとして蓄積し、それを参照してGmailから一斉送信を行うという作業を、GASでプログラミングするのです。なお文面には宛名など、受信者にあわせて変更が必要な箇所がありますが、GASで制御しておけば自動で反映されます。

スプレッドシートで作成した書類を、PDF化してドライブに保存
発注書や請求書などを複数社宛に作成するとき、それぞれをPDF化して保存整理する作業は、手間と時間がかかります。この作業をGASで自動化して、毎月の事務作業を効率よく終わらせましょう。さらにGmailと連携できれば、送付業務まで自動で完結することもできます。

◆ Googleアプリと外部アプリとの連携

Googleカレンダーの予定をSlackで通知
Googleアプリだけでなく、普段から使っているアプリと連携させて業務効率を上げることも可能です。たとえばGoogleカレンダーに設定された予定を、毎日のコミュニケーションで欠かせないSlackで通知させるよう、GASでプログラムを組んでおくことで、対応の漏れが防げるでしょう。

Googleフォームで集めたアンケート結果を、基幹システムに自動入力
たとえばGoogleフォームを使ってアンケートを集めたとき、フォームの既存機能を用いて、回答結果をスプレットシートに転記せることができます。こうして蓄積したデータを、定期的にCSVファイルとして出力し、Googleドライブに保存する作業をGASで自動化させます。同時に基幹システムからは、このGoogleドライブに保存されたCSVファイルを取得するプログラムを作成すれば、定期的に自動でデータを取り込むことができます。入力の手間が省けるだけでなく、手入力によるミスもおこりません。

◆ スクレイピング（情報収集）を自動化

たとえば競合分析を行うとき多数のサイトに訪問して、商品情報や価格、販売元や問い合わせ先といった情報を収集しデータにまとめる、といったシーンはあると思います。こうしたスクレイピングも、GASを用いて自動化させることができます。まとめたデータはスプレットシートで管理し、ユーザー共有を行えば社内でのリアルタイム共有もできて便利です。

◆ GASのメリット

ユーザーが多いから安心、学習サポートも充実
GASはGoogleが提供しているだけあって、ユーザー数が多いことは使い手として安心できます。まずはユーザーが多いからこそ、サポートの継続性が見込まれます。セキュリティメンテナンスの停止の心配がなく、バージョンアップも期待できるでしょう。

さらに活用する人が多いということは、それだけ参考情報が多いということでもあります。公式情報はもちろん、初心者でもわかりやすいハウツー記事から、上級者テク を紹介する活用例など、さまざまな参考資料をインターネット上で簡単に見つけやすいことも魅力です。

Googleアプリを活用するなら、GASが最適
メール、カレンダー、テキスト作成、データ管理、地図、翻訳、ニュース…。Googleが提供するアプリには、PCで仕事をする人には欠かせないツールが充実しています。既存機能や単体でも使いやすいのですが、Googleアプリ同士を連携させて更に業務効率を上げるときには、やはりGASが適しています。

◆ GASのデメリット

利用制限あり。高負荷の処理は不向き
GASには1日あたりの割り当てと、アカウント別の機能制限があり、上限をオーバーするとプログラムの実行が停止されます。基本的な実行処理制限としては、1回あたり6分、1日あたり90分までとされています。そのため負荷の高い処理には不向きです。

GASは開発環境の構築がいらないことや、サンプルとなるコードが多いことから、非エンジニアにも取り入れられており、いわば大衆的なプログラミング言語と言えます。フリーランスエンジニアとしても、GASを活用した業務効率化は経験しておきたいものです。

昨今ではフリーランスエンジニアへの依頼案件のなかに、特定言語での開発業務だけでなく、GASの実装を含むケースも見受けられます。またクライアント案件に従事するうちに、GASを用いた業務改善が提案を行えば、プラスアルファの評価につながることでしょう。

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