電子帳簿保存法とは？ITフリーランスへの影響と対策を解説

作成日：2024/01/18 （木）フリーランス

2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法ですが、電子取引データの保存方法について2023年12月まで設けられた猶予期間がついに終了し、2024年1月からはすべての事業者に対し電子取引情報の保存が義務化されました。
こちらの記事では、電子帳簿保存法について詳しく解説していきます。

※ITフリーランス向け福利厚生プログラム「フリノベ」提携：税理士法人松本監修
※本記事は2024年1月時点の内容です。最新情報は国税庁より公表されている内容をご確認ください

電子帳簿保存法（電帳法）とは？

電子帳簿保存法（以下、電帳法）は税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、1998年から施行されています。会計ソフト等の利用普及に伴い、帳簿書類も電子データ等により保存することで、経理のデジタル化を図ることが目的です。
法人・個人事業主、事業規模などに関わらず、法人税・所得税を納めるすべての事業者が電子取引に関するデータの保存において、電帳法に対応する必要があります。

電帳法の対象となる書類と保存区分

この電帳法で対象となる書類と保存区分については下記の通りです。
対象書類は、大きく分類して3種類となります。

1.国税関係の帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など）
2.決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表など）
3.取引関係書類（契約書、領収書、請求書、注文書、見積書など）

そして、これらの書類は、電帳法では以下の3つの制度（保存区分）に分類されます。

1.電子帳簿保存
会計ソフト等を使用して作成した帳簿や書類を電子データで保存する方法。

2.スキャナ保存
紙で受領・作成した書類をデータで保存する方法。
相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャナやスマートフォンで読み込み、データとして保存する場合などが該当します。

3.電子取引データ保存
メールやクラウドサービスなど、電子データでやり取りした情報を電子データのままで保存する方法。

2024年1月から電子取引のデータ保存が義務化

改正前の電帳法では電子データの保存要件のハードルが高く、帳簿書類のデータ保存がなかなか普及しない状況が続いていました。
そこでデジタル化促進のために2022年1月に保存要件が大幅に緩和された内容へと改正されたのです。改正内容の主なポイントは事前承認制度の廃止、スキャナ保存制度の要件緩和といった電子保存を進めるための要件緩和と、電子取引のデータ保存の義務化です。

この電子取引のデータ保存の義務化については、すべての企業・個人事業主に影響のある改正であり、経過措置として施行から2年間の猶予期間が設けられました。2024年1月に猶予期間が終了し、すべての企業・個人事業主が電子データで授受した取引情報を電子データで保存することが義務化されました。

ITフリーランスの契約締結や証憑書類については、電子メールやクラウドサービス上でやり取りするケースが一般的です。
改正により、電帳法の対象書類となっている注文書･契約書･領収書･見積書･請求書などの書類を電子データでやりとりした場合、その書類は紙ではなく、電子データ（電子取引データ）で保存しなければならなくなります。

またこの電子データの保存方法として、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。具体的には「改ざん防止のための措置」と「書類を検索できるようにする」を求めるもので、この要件に則った対応が必要となります。

結局なにをすればいいの？

では、実際にこの電帳法に対して、どんな対応が必要となるのか具体的に整理していきましょう。

対象となる電子取引の内容を整理

まずは、行われている電子取引について把握することが必要です。
どのような取引書類があるのかリストアップし、その書類の授受方法、現状の保存方法を確認しましょう。
メールに取引内容が記載されている場合は、そのメール自体を保存する必要があります。（PDFなどの電子データとして保存する方法も可）
また、Webサイト上などで取引情報が共有される場合には、画面のスクリーンショットやPDFなどでの保存が必要となります。

ITフリーランスの方は、契約締結や証憑書類の授受について、取引先のやり方に合わせる場合が多いのではないでしょうか。複数の事業者と取引がある場合は、しっかりと区別して対象書類を正しく保管できるように管理する必要があります。

また、紙でやりとりしている書類は、紙のまま原本を保存しておくことが原則となります。「スキャナ保存」を選択することも可能ですが、その場合には「スキャナ保存」の要件を満たす必要があるため、注意しましょう。

データの保存方法の決定

電帳法においては、電子取引データの保存要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められています。

「真実性の確保」はデータ改ざん防止のための要件です。
適用要件を確認すると「タイムスタンプの付与」や「訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存」といった対応するにはハードルが高いような内容も見受けられますが、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム導入などの費⽤をかけずに対応できる方法が追加されています。サンプルが国税庁HPに掲載されていますので、参考にしながら規定を定めると良いでしょう。

「可視性の確保」は、対象の書類データを検索してすぐに見つけられるように整理・管理するという要件です。こちらも、専⽤のシステムを導入していなくても、以下のいずれかの方法で対応することができます。
・表計算ソフト等で索引簿を作成し、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法
・規則的なファイル名を付す方法

データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにする方法です。
こちらもサンプルが国税庁HPに掲載されています。
今回の改正では、この検索機能を不要とする対象範囲が拡大されています。基準期間(2課税年度前)の売上高が5,000万円以下の保存義務者については検索機能が不要となりました。売上高によっては、検索の要件を満たす必要はありませんが、今後の事業拡大なども見据え、ファイル名のルール化などこの機会に見直しておくと良いのではないでしょうか。

データの保存先の決定

そして最後に重要なのが、データの保存先です。
特に青色申告事業者の場合は、7年間の書類保管が義務付けられています。最低7年はデータが破損・紛失することなく保管できる保存環境が必要となります。

書類が要件通りに保存されていない場合や、改ざんやミスで保存書類に不備があった場合には、ペナルティが課せられる可能性があります。
青色申告者の場合には、青色申告の承認が取り消され特別控除が受けられなくなってしまう可能性もありますので、電帳法への対応は正確に行いましょう。

国税庁HP上に記載のサンプルはこちら

ITフリーランスにおすすめのツール

このように電帳法は、正確に要件を把握し対応する必要があります。
管理作業にかかるコストや、紛失やミス防止の観点からも、電帳法に対応したツールを導入することもおすすめの手段です。

ITフリーランスの方で、会計システムを利用している場合には、銀行やクレジットカードのデータと連携しながら経理・電子データの管理が可能となります。
また、電帳法対応のデータ保存については、保存容量・期間の制限なしで、無料で利用が可能なクラウドサービスなども出てきています。
現在利用しているシステム等と連携して管理できるものなどから、選択すると良いでしょう。